De moderne vergadercultuur : Bezint eer gij begint... "De vergadering is nauwelijks begonnen of ik merk dat mijn ogen zwaar beginnen te worden. Het is alsof mijn hele systeem al weet wat er komen gaat, maar het niet kan afwenden. Ik begin te dissociëren en met mijn gedachten naar hele andere plaatsen te gaan. Mijn oogleden worden ondraaglijk zwaar. De koffie lijkt totaal niet te helpen. Ik probeer mijn gedachten te richten op iets wat ik leuk vind, om zo in ieder geval wakker te blijven. Ben ik nou de enige die hiermee zit? Vroeger hield ik het nog een half uur vol, maar het lijkt wel alsof die tijd steeds korter wordt. Het is echt vechten tegen de slaap. Als een ritueel schaakspel worden in de vergadering zetten gedaan. Eenieder doet zijn plas. Het is alsof ik naar een voorspelbaar toneelstuk zit te kijken. Volkomen leeg en uitgeput verlaat ik de vergadering… " Bovenstaande ontboezeming is niet fictief, maar afkomstig van een secretaris van een belangenvereniging. Het had echter evengoed van een rijksambtenaar afkomstig kunnen zijn of van een medewerker bij een zorgverzekeraar. Dat deze schets breed van toepassing is, stemt tot nadenken. Vergaderen is zinvol, of zou het behoren te zijn. Anders zouden we het niet doen. Er zijn immers veel zaken om over te beslissen, veel zaken om af te stemmen. Allemaal even belangrijk, tenminste dat denken we. Te vaak echter is vergaderen een vorm van grijs verzuim geworden. Het afwezig zijn terwijl de illusie wordt gewekt dat er gewerkt wordt. Vergaderen wekt immers succesvol de schijn zinvol bezig te zijn. Er wordt besproken, overlegd, afgestemd, geïnformeerd, ingestoken en tot overeenstemming gekomen. Vaak ligt er echter geen democratisch, politiek of praktisch argument aan het vergaderen ten grondslag, maar angst of incompetentie. Angst, omdat het eng gevonden wordt alleen voor een beslissing te staan en daar dus afrekenbaar voor te zijn. Incompetentie, omdat simpelweg de bagage of karaktersterkte wordt gemist om een beslissing te nemen. In de zorgsector, die de laatste decennia is overspoeld door managers die het vergaderen niet schuwen, wordt dan ook vaak verzucht: "Lieten ze ons maar gewoon ons werk doen". Mensen die al te veel vergaderen zijn niet beschikbaar voor hun eigenlijke werk. Vandaar de term grijs verzuim: Ze zijn aanwezig op het werk, maar doen niet dat wat ze eigenlijk zouden moeten doen. De vergadering is daarmee een rechtvaardiging geworden om niet dat te doen wat gedaan zou moeten worden. Vergaderen is vaak een middel voor het vermijden van moeilijke beslissingen en het vermijden van het eigenlijke werk. Talrijk zijn de organisatieadviseurs die in dergelijke situaties in huis worden gehaald als externe boodschapper van het slechte nieuws. "…na een tiental minuten in de vergadering begon het mij te dagen dat ik er eigenlijk niets te zoeken had en er dus mijn tijd zat te verdoen. Er lagen nog veel klussen op mij te wachten. Toen ik de vergadering verliet met de opmerking dat het voor mij niet zinvol was langer te blijven, kreeg ik van verschillende kanten het boze oog toegeworpen. Ik weet nu hoe Rushdie zich gevoeld moet hebben na de over hem uitgesproken Fatwa. Mijn praktisch bedoelde toelichting werd opgevat als een schending van een ongeschreven code, als een bedreiging in het hart van het systeem." Vergaderen is tegenwoordig te vaak verworden tot een zielloos met koffie doordrenkt ritueel. Het is symptomatisch voor het Nederland zoals dat is ontstaan onder het Polderpaars van Wim Kok. Teveel management, te weinig leiderschap en de heiligverklaring van het overleg. De gevolgen op nationaal niveau zijn niet misselijk. In voorbije tijden van voorspoed zijn belangrijke beslissingen over de fundamentele koers van het land niet genomen, waardoor er nu veel inhaalwerk moet plaatsvinden. Zorg, onderwijs, werkgelegenheid en integratie zijn maar een eerste greep. In de huidige tijd van economische tegenspoed is het werken aan deze thema's een extra moeilijke zaak. Een ondankbare zaak ook omdat alle lof die Kok c.s. ten onrechte hebben ontvangen, al vergeven is. Vergeten is al te makkelijk dat het besturen van een samenleving meer is dan op losse beleidsonderdelen allerhande overleguitkomsten te laten gelden. Of op basis van het marktdogma de verantwoordelijkheid van de overheid af te schuiven. Een overkoepelende visie moet worden opgesteld. Ook het besturen van een onderneming of overheidsinstelling kan niet zonder. Dat vraagt om leiderschap en daarmee om beslissingen die nu eens niet iedereen te vriend houden. Beslissingen die sommigen zelfs helemaal met lege handen laat staan. Daarbij hoort de verplichting van helderheid en verantwoordelijkheid. Niet alleen nationaal is deze ontwikkeling zichtbaar, op organisatieniveau geldt het evenzeer. Een overmaat aan vergaderen doet denken aan de afgelopen jaren opgekomen onderzoeksziekte. Altijd als er een probleem of een 'issue' ter sprake komt, volgt een initiatief tot verder onderzoek. Meer onderzoek naar burn-out, meer onderzoek naar de WAO, meer onderzoek naar innovatie. Dat terwijl er meer dan voldoende informatie is om een goede koers uit te zetten. Allerhande onderzoeksbureaus vullen zo al jaren hun zakken, zonder dat er ook maar een stap in de goede richting gezet wordt. Elk onderzoek leidt tot de roep om verder onderzoek. Zo leidt elke vergadering tot een nieuwe vergadering, een nieuw overleg, een nieuw onderzoek. Een vergadering waarin geëvalueerd wordt of waarin een onderwerp definitief afgesloten wordt is zeldzaam. De logische tegenreactie dwingt tot stelling name. Onze oproep aan u om ook in eigen huis schoon schip te maken. Schoon schip ten aanzien van uw eigen vergadercultuur. En dat betekent dus niet uw werknemers sturen naar weer een geld en tijdverslindende cursus effectief vergaderen, maar simpelweg mensen weer hun verantwoordelijkheid te laten nemen. Bezint eer gij begint, voor u weer in een vergaderreflex belandt : Volg uw gevoel maar bovenal uw verstand. Heeft deze vergadering voor mij wel echt meerwaarde. Gooi de als vanzelfsprekend aangenomen rol eens af en ga alstublieft eens als volwassen mensen aan de slag. En als u toch moet vergaderen doe dat dan staand, dat beperkt de duur van de vergadering aanzienlijk kunnen wij u verzekeren. Drs. D.A. van Mulligen, econoom en organisatie adviseur Drs. M.M.A. de Valk, bedrijfsarts Beide auteurs zijn verbonden als docent aan het BeNeLux universitair Centrum en Adviesgroep Intermedic te Den Haag.